Aanpassen Lync meeting requests

In Lync 2010 it was not possible to customize the meeting requests which was send when creating a meeting request using Outlook. If you want to make some adjustments to it you could do it either via the Transport rules of Exchange or using a 3rd party tool.

With Lync 2013 this has changed, you will now have to ability to customize the meeting requests. This is limited to a few parts:

  • Add the company logo
  • Change the help or support links
  • Add a disclaimer
  • Add a footer

Customizing the meeting can be done by reconfiguring the meeting configuration using  Set-CsMeetingConfiguration or you can create a site specific meeting configuration. Below you will find an example of both methods:

Modify Global meeting configuration:

Set-CsMeetingConfiguration   -LogoURL “http://www.communicativ.nl/wp-content/uploads/2011/12/communicativ_header.png” -HelpURL “http://www.communicativ.nl/support” -LegalURL “http://www.communicativ.nl/disclaimer” -CustomFooterText “All communications during this meeting will be recorded and archived”

Create a Site specific meeting configuration:

New-CsMeetingConfiguration -Identity site:Zeewolde -EnableInviteCustomization $True -LogoURL “http://www.communicativ.nl/wp-content/uploads/2011/12/communicativ_header.png” -HelpURL “http://www.communicativ.nl/support” -LegalURL “http://www.communicativ.nl/disclaimer” -CustomFooterText “All communications during this meeting will be recorded and archived”

If you prefer to make changes by using the GUI you will need to complete the following steps:

  • open the Lync Management Console
  • Select Conferencing
  • Click on Edit or New
  • Configure the parameters
  • Click on Commit

After the configuration has been changed it’s time to test how it really looks like. To do this you will need Outlook

 

In Lync 2010 was het niet mogelijk om de meeting requests die gebruikt worden in Outlook te voorzien van een standaard template. Hiervoor werden vaak de Transport Rules van Exchange misbruikt of zelfs een 3rd party tool.

Met Lync 2013 is het echter standaard mogelijk om meeting requests aan te passen. Het aanpassen is beperkt tot de volgende onderdelen:

  • Toevoegen van het bedrijfslogo
  • Toevoegen van een aangepaste help of support link
  • Toevoegen van een disclaimer
  • Toevoegen van een footer

Het aanpassen van de meeting kan gedaan worden door de huidige meeting configuration aan te passen, d.m.v. Set-CsMeetingConfiguration of er kan gekozen worden een aparte meeting configuration aan te maken voor een site. Onderstaand een voorbeeld van beide methodes:

Aanpassen Global meeting configuration:

Set-CsMeetingConfiguration   -LogoURL “http://www.communicativ.nl/wp-content/uploads/2011/12/communicativ_header.png” -HelpURL “http://www.communicativ.nl/support” -LegalURL “http://www.communicativ.nl/disclaimer” -CustomFooterText “All communications during this meeting will be recorded and archived”

Maken Site specifieke meeting configuration:

New-CsMeetingConfiguration -Identity site:Zeewolde -EnableInviteCustomization $True -LogoURL “http://www.communicativ.nl/wp-content/uploads/2011/12/communicativ_header.png” -HelpURL “http://www.communicativ.nl/support” -LegalURL “http://www.communicativ.nl/disclaimer” -CustomFooterText “All communications during this meeting will be recorded and archived”

Als je het liever via de GUI aanpast dan kan dit ook, voer hiervoor de volgende stappen uit:

  • open de Lync Management Console
  • Selecteer Conferencing
  • Klik op Edit of New
  • Configureer de parameters
  • Klik op Commit

Nadat de configuratie is aangepast is het tijd om te testen hoe het er daadwerkelijk uit ziet. Hiervoor dien je gebruik te maken van Outlook.

Free subscription



You may also like...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *