Review: Exclaimers: Mail Disclaimers

Exchange disclaimers
Door gebruik te maken van disclaimers kunnen uitgaande berichten worden voorzien van een standaard tekst. Dit kan bijvoorbeeld een complete tekst zijn waarin wordt gemeld dat de e-mail mogelijk vertrouwelijke en persoonlijke informatie bevat die alleen bedoeld is voor de geadresseerde.

Iets wat steeds vaker gedaan wordt is een link erin zetten naar een website waarop de daadwerkelijke disclaimer te lezen is.

Standaard bevat Exchange, vanaf 2007, de mogelijkheid om door gebruikt te maken van transport rules disclaimers toe te voegen. In sommige gevallen wordt deze functionaliteit misbruikt en wordt een complete handtekening gegenereerd met informatie uit de Active Directory.

Wanneer men echter de transport rules gaat vergelijken met een 3rd party pakket dan zal men zien dat hier veel meer mee mogelijk is.

In dit artikel kijken we naar Mail Disclaimers van Exclaimer. Dit is slechts een van de vele producten die Exclaimer heeft uitgebracht.

Mail Disclaimers kan gebruikt worden om disclaimers of zelfs complete templates toe te passen op e-mail verzonden vanaf Exchange. Dit houdt dus in dat het mogelijk is berichten die verzonden worden vanaf elke client (Outlook, OWA, mobiele devices) voorzien kunnen worden van een disclaimer.

Installatie proces

Tijdens het installatie proces kan ervoor gekozen worden om policy aan te maken. Deze policy bevat:

  • Conditions
  • Disclaimer template

Door middel van de voorwaarden kan geconfigureerd worden waaraan een bericht moet voldoen voordat de disclaimer wordt toegepast. In onderstaand voorbeeld zijn de voorwaarden zo geconfigureerd dat de disclaimer alleen op alle uitgaande berichten zal worden toegepast.

In de volgende stap kan het template gekozen worden die moet worden toegepast. Standaard bevat Mail Disclaimers diverse templates.

Naast het gebruiken van een template kan er uiteraard voor gekozen worden om een eigen template te maken. Wanneer je de templates bekijkt zal je zien dat er ook afbeeldingen toegevoegd kunnen worden. Sinds Exchange 2010 is dit ook mogelijk alleen zal dan met de <IMG> html tag gewerkt moeten worden. Deze verwijst dan vervolgens weer naar een website waar de afbeelding opgehaald kan worden. Mail Disclaimers zal de afbeelding echter integreren waardoor het gebruik van de <IMG> html tag niet meer nodig is.

Configuratie

Nadat de installatie is afgerond en de console wordt geopend zal de zojuist aangemaakte policy te zien zijn:

Wanneer de policy geselecteerd wordt is te zien dat er nog wat diverse extra configuratie opties mogelijk zijn.

Eén daarvan zijn de Disclaimer Options en dit is waar je een aantal plus punten zal tegen komen vergeleken met de transport rules van Exchange. Zo is het bijvoorbeeld met de transport rules via wat trucs wel mogelijk om de disclaimer maar één keer toe te voegen. Echter wordt hiermee nooit de 100% lading gedekt. Met Mail Disclaimers is dit eenvoudig op te lossen door een de optie Don’t add disclaimer if already present in te schakelen. Naast deze optie kan ingesteld worden hoe omgegaan moet worden met berichten die versleuteld zijn of digitaal ondertekend. Zou hier namelijk een aanpassing in plaats vinden dan zou het bericht ongeldig en dus niet meer vertrouwd worden.

Tijdens de installatie hebben we de voorwaarden geconfigureerd waaraan een bericht moet voldoen. In sommige gevallen kan het handig zijn om hiervoor uitzondering te configureren. Op de Exceptions tab kunnen deze uitzonderingen geconfigureerd worden. Hiermee is het bijvoorbeeld mogelijk om geen disclaimer toe te voegen aan berichten die worden verstuurd naar een bepaald domein.

Maar kun je met Mail Disclaimers dan echt alleen disclaimers toevoegen aan berichten? Nee, Mail Disclaimers biedt naast de disclaimer functionaliteit nog een aantal andere functionaliteiten.

Zo is het mogelijk om berichten geheel te voorzien van een vooraf gedefinieerde template. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor nieuwsbrieven zonder dat hiervoor de opmaak (niet) gedaan hoeft te worden in Outlook.

Wanneer deze template alleen toegepast dient te worden in bijvoorbeeld een specifieke maand. Dan is dit ook mogelijk middels de optie Date Range. Hiermee kan een begin en eind datum opgegeven worden waarin de policy toegepast moet worden.

Maar wat gebeurd er in het geval er meerdere policies zijn geconfigureerd? Dit is afhankelijk van wat er ingesteld wordt op de tab Next Policy. Door gebruik te maken van deze waarden kan ingesteld worden wat er moet geworden als er een policy toegepast wordt:

  • Geen andere disclaimer meer toepassen
  • Doorgaan met het toepassen van de overige disclaimers

In de meeste gevallen zal gekozen worden voor de eerste optie, aangezien twee disclaimers in één bericht niet wenselijk is.

Is het echter een template die boven de originele disclaimer geplaatst moet worden dan kan voor de tweede optie gekozen worden.

Maar met meerdere policies kan de configuratie natuurlijk redelijk complex worden. Hieraan is ook gedacht en daarom bevat Mail Disclaimers een Policy Tester. Met deze optie is het mogelijk om situaties uit te testen en vervolgens te controleren of de correcte policy wordt toegepast.

Een optie die voor verbetering vatbaar is de save/load message optie. Hiermee is het mogelijk om diverse test berichten op te slaan en te hergebruiken.

Deze dienen echter handmatig geladen te worden wanneer deze men een specifieke test wil uitvoeren. In dit geval was het makkelijker geweest als deze direct onder de Policy Tester beschikbaar zouden zijn.

De laatste optie die Mail Disclaimers bevat is het updaten van items waaraan een policy is toegevoegd. Hierbij kan gekozen worden om een nieuw item aan te maken en hier het onderwerp in aan te passen. De tweede mogelijkheid is het vervangen van het originele item.

Conclusie

Indien de standaard Exchange functionaliteit niet voldoet, of wanneer je opzoek bent naar een pakket wat je bijvoorbeeld kan gebruiken om e-mail te standaardiseren. Dan is Mail Disclaimers zeker een product om naar te kijken. Het product bevat een hoop mooie en handige functionaliteiten waardoor het zeker een meer waarde biedt t.o.v. de transport rules van Exchange.

Free subscription



You may also like...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *